Persondata

Hobro Ro- og Kajakklub’s dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.


Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Hobro Ro- og kajakklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

  • Kontaktperson: Hobro Ro- og kajakklub
  • Adresse: Kajgade 11-13, 9500 Hobro
  • CVR: 29719691
  • Formands mail: roklub.hobro@gmail.com
  • Website: www.hobroroklub.dk


Behandling af personoplysninger 

Vi behandler følgende personoplysninger:

  • Medlemsoplysninger:
    • Almindelige personoplysninger:
      • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato (dd-mm-åååå) og e-mailadresse
      • Registreringsoplysninger som ro-rettigheder, aflagte svømmeprøver og instruktørkurserPersonoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
      • Helbredsoplysninger med betydning for din ro-sikkerhed
      1. Oplysninger om ledere og trænere:
        • Almindelige personoplysninger:
          • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
          • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til for- eningen og bankkontonummer
        • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
          • CPR-nummer (kun ved evt. løn-behandling)
          • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

      Her indsamler vi oplysninger fra 

      Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der dog være andre kilder:

      • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
      • Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

      Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

       Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

      • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejnings- reglen)
      • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
      • Behandling efter lovkrav
      • Behandling med dit samtykke

      Formålene:

      Formål med behandling af medlemsoplysninger:

      • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
      • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning, bl.a. ro-rettigheder, ro-forbundenes svømmekrav, helbredsoplysninger i relation til din ro-sikkerhed og instruktør-kurser.
      • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
      • Levering af varer og ydelser du har bestilt
      • Administration af din relation til klubben

      Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

      • Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
      • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
      • Opfyldelse af lovkrav
      • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
      • Administration af din relation til os

      Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser 

      I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

      • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatli- ster v.
      • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til gene- ralforsamling.
      • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent v.
      • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
      • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i for- eningen
      • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer,DKF og DFfR i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
      • Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
      • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen, bl.a. dine ro-kompetancer og instruktør-uddannelser
      • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
      • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

      Samtykke 

      Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine person- oplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

      Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

      Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores ud- gangspunkt er 15 år.

      Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

      Din underskrift på indmeldelsesblanketten er samtidig dit samtykke til, at klubben opbevarer dine data herfra, ud fra reglerne i denne privatlivspolitik.

      Videregivelse af dine personoplysninger 

      I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til rele- vante idrætsorganisationer.1

      Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

      Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

      Opbevaring og sletning af dine personoplysninger 

      Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplys- ninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

      Medlemmer:

      Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

      • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

      Ulønnede ledere og trænere:

      Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

      • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter dit virke er ophørt

      Lønnede ledere og trænere:

      Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

      • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bi- laget drejer sig om
      • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

      Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

      Dine rettigheder 

      Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

      • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
      • Retten til indsigt i egne personoplysninger
      • Retten til berigtigelse
      • Retten til sletning
      • Retten til begrænsning af behandling
      • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
      • Retten til indsigelse

      Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

      Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, under- søger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som mu- ligt.

      Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.


      Revidering af privatlivspolitikken 

      Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

      Senest revideret 18/9 2018